Im Mai des vergangenen Jahres verabschiedete der Europäische Gerichtshof ein Urteil zur Neuregelung der Arbeitszeiterfassung, was manche gar als bahnbrechend bezeichnen. Demnach wird für Arbeitgeber in der EU die Aufzeichnung von Arbeitszeiten künftig verpflichtend sein. Noch hat dieses Urteil keine direkten Auswirkungen, jedoch ist Deutschland verpflichtet, diese Vorgabe umzusetzen. Wann dies eintritt, ist derzeit noch nicht absehbar.
Faktisch gilt somit immer noch die alte Gesetzeslage. Das bedeutet, Arbeitgeber müssen Beginn, Dauer und Ende der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter dokumentieren, vor allem hinsichtlich Mindestlohngesetz und Arbeitnehmerentsendegesetz. Nur in wenigen Branchen ist bisher die vollständige Erfassung der Arbeitszeit gesetzlich vorgeschrieben. So etwa für Lkw-Fahrer, Bauarbeiter, in Gaststätten oder in der Fleischwirtschaft. Auf diese Weise kamen deutsche Arbeitnehmer im 3. Quartal 2019 laut Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung auf rund 254 Millionen bezahlte und gut 223 Millionen unbezahlte Überstunden.
In der neuen Arbeitszeitrichtlinie der EU wird den Mitgliedsstaaten vorgeschrieben, dass die durchschnittliche Arbeitszeit in einer Sieben-Tage-Woche nicht mehr als 48 Stunden betragen darf – inklusive aller Überstunden. Alle 24 Stunden muss eine tägliche Ruhezeit von mindestens elf aufeinanderfolgenden Stunden erfolgen. Darüber hinaus ist innerhalb von sieben Tagen immer eine Mindestruhezeit von 24 Stunden einzulegen. Ruhepausen sind bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden vorgeschrieben. Ausnahmen sind zwar erlaubt, müssen aber vereinbart und dokumentiert werden.
Arbeitszeitgesetz ist 25 Jahre alt
Ein Blick auf die noch gültige gesetzliche Grundlage macht schnell deutlich, dass der Gesetzgeber tätig werden musste. Denn das Arbeitszeitgesetz stammt aus dem Jahre 1994. Wer einige Jahre zurückdenkt, der bekommt schnell eine Vorstellung, worum es geht: Die Mobilfunknetze damals hießen noch D1 und D2, die Möglichkeit, SMS zu verschicken, gab es noch nicht, ebenso wenig die Suchmaschine Google mit allen heute bekannten und für uns selbstverständlichen Features. Auch der PC war üblicherweise nicht mit dem Internet verbunden – zumal die Zahl der kommerziellen Internetnutzer gerade erst die der wissenschaftlichen Nutzer überstiegen hatte.
Angesichts der rasanten Entwicklung unserer digitalen Technik im letzten Vierteljahrhundert erscheint die Notwendigkeit einer Überarbeitung des Arbeitszeitgesetzes unerlässlich.
Wie unzeitgemäß heute vielfach noch Arbeitszeiten erfasst werden, verdeutlicht das folgende Beispiel: Auf Baustellen werden die Stundenzettel meist auf Papier ausgefüllt. Am Ende der Woche werden diese dann per Hand in den Rechner eingegeben. Für die elektronische Auswertung der Baustelle (zum Beispiel zur Abrechnung) stehen arbeitszeitbezogene Daten oft erst nach frühestens zwei Wochen zur Verfügung. Mehr als zwei Arbeitstage pro Monat verbringen Bürokräfte vielfach mit dem Abtippen von Stundenzetteln – und das Papierarchiv wächst selbst in Zeiten der papierlosen Verwaltung unaufhaltsam.
Schnell wird deutlich, welche Chancen hier moderne Systeme zur digitalen Zeiterfassung bieten können. Allerdings muss eine entsprechende Zeiterfassungs-App so „intelligent“ und intuitiv sein, dass der Arbeiter auf dem Bau – um beim Beispiel zu bleiben – schnell und einfach seine Daten eingeben kann und diese anschließend ohne aufwendige Nachbearbeitung in das zentral installierte System übertragen werden. Für die Softwareentwickler bedeutet dies, dass sie nicht nur die technischen Voraussetzungen, sondern immer auch die Bedürfnisse der Mitarbeitenden im Blick haben müssen.
Vorteile für Arbeitnehmer
Auf der einen Seite wird die Meinung vertreten, dass sich angesichts der jetzigen Erfassungspflicht von Überstunden auch mit dem neuen Gesetz nicht viel ändern wird. Es kann sein, dass einige Unternehmen der Notwendigkeit einer lückenlosen Zeiterfassung nur bedingt nachkommen werden. Auf der anderen Seite wird die rechtlich bindende Erfassung von Arbeitszeiten als Stärkung der Arbeitnehmer und ihrem Schutz vor nicht erfassten Überstunden begrüßt. Denn in Zukunft werden Angestellte und Arbeiter verbindlich nachweisen können, ob und wie viel sie über das festgelegte Pensum hinaus gearbeitet haben – und dafür in welcher Form auch immer vergütet werden müssen.
Bezogen auf die Arbeitgeber lässt sich sagen, dass das EuGH-Urteil eine Chance bietet, um Transparenz zu schaffen. Wer will – und dies auch schon vorher so praktiziert hat – kann sich und seinen Mitarbeitern ermöglichen, jede zu viel (oder zu wenig) geleistete Arbeitsstunde zu erfassen. Das bedeutet Klarheit und letztlich Gleichbehandlung für alle. Fest steht, dass sich bedingt durch das Gesetz aktuell viele Unternehmen mit dem Angebot und den technischen Möglichkeiten moderner Zeiterfassungssysteme beschäftigen. Zumal die Modernisierung oder Umstellung auf ein digitales System oft mit weniger Aufwand und Kosten verbunden ist, als die meisten denken.
Bei Lichte betrachtet – und wenn man den unangebrachten Verweis auf die „gute“ alte Stechuhr außen vorlässt – gibt es praktisch nur Gewinner. Denn eine transparente Zeiterfassung kann für mehr Gerechtigkeit in der Arbeitswelt sorgen. Gerade vor dem Hintergrund, dass sich Homeoffice, flexible Arbeitszeiten und Familienmodelle mehr und mehr durchsetzen. Arbeitergeber, die eine exakte Erfassung von Arbeitszeiten ermöglichen, können sich von den „schwarzen Schafen“ abgrenzen und ihren Beschäftigten legale Arbeitszeiten (und die Vergütung von Mehrarbeit) garantieren. Arbeitnehmer wiederum profitieren von der Sicherheit, dass die Zeiten ihrer (zusätzlich geleisteten) Arbeit fair dokumentiert werden.
Leistungsfähige Zeiterfassungssysteme
Mit modernen Zeiterfassungssystemen können Arbeitnehmer wo und wann auch immer für ihr Unternehmen tätig sein – und ihre Arbeitszeit per App oder am Notebook eintragen. Denn die Anbieter moderner Zeiterfassungen bieten nach eigenen Angaben praktisch für jeden Anspruch die passende Lösung. Bei Lösungen von Primion oder PCS beispielsweise wird nicht nur die reine Arbeitszeit am Terminal erfasst, sondern es stehen auch viele weitere Funktionen zur Verfügung – so die elektronische Antragstellung für Urlaube oder die Verwaltung von Überstunden oder der Gleitzeitausgleich. Da sämtliche Stunden automatisch und elektronisch erfasst werden, entfällt die aufwendige und bei Überbelastung fehleranfällige Prüfung durch die Personalabteilung. Darüber hinaus lässt sich nicht nur der Ist-Zustand erfassen. Anhand der Datenlage könnten auch realistische Planungsmöglichkeiten genutzt werden.
Sowohl Beschäftigte wie auch Arbeitgeber könnten sich auf eine exakte, logische und faire Stundenabrechnung verlassen. Mit „Prime Connect“ von Primion existiert darüber hinaus eine Schnittstelle zwischen dem SAP-System und der Software für die Zeiterfassung, so dass eine ganzheitliche Lösung für die Arbeitszeiterfassung geboten werde.
Interflex bietet ein modernes Zeiterfassungssystem mit dem Modul „Webclient“, das mobile Applikationen oder Web-Lösungen sowie eine präzise Dokumentation der Zeitbuchungen zu jeder Zeit und an jedem Ort ermöglichen soll. Die Softwaremodule einschließlich Webclient, Workflow, Genehmigungsprozess für Urlaubsanträge oder Korrekturen sollen die gesamte Zeiterfassung vereinfachen und sich flexibel an den internen Bedarf in den Unternehmen anpassen. So könnten Mitarbeiter beispielsweise elektronisch ihre Urlaubsanträge stellen, die sich von den Vorgesetzten genauso am Rechner im Büro wie über ihr Mobilgerät etwa auf der Dienstreise bearbeiten lassen.
Andere Anbieter wie Dormakaba bieten Zeiterfassungssysteme, die auf Systeme der elektronischen Zutrittskontrolle aufbauen und somit praktisch eine Art Zusatzfunktion darstellen.
Welche Lösung für einen Kunden geeignet ist, muss individuell erörtert werden. Hier ist die Kompetenz des Handels und des Errichters gefragt, den Kunden entsprechend ihrer Bedürfnisse die passenden Systeme zu empfehlen. Für ein Unternehmen mit vielen Beschäftigten und sehr flexiblen Arbeitszeitmodellen, bei denen die Beschäftigten im Homeoffice oder zum Großteil im Außendienst tätig sind, bietet sich vielleicht die hoch flexible elektronische reine Zeiterfassung an.
Andere Unternehmen, bei denen vielleicht nur eine Handvoll Mitarbeiter unterwegs sind und das Gros feste Arbeitszeiten hat, sind vielleicht bestens mit einer Zeiterfassung bedient, die auf der bereits vorhandenen elektronischen Zutrittskontrolle basiert. So individuell die Kunden sind, so individuell sind auch die Anforderungen an eine moderne Zeiterfassung
Handel und Errichter
Das neue Arbeitsgesetz kann Chancen für Handel und Errichter bringen. Doch ist dies wirklich so? Dies wollten wir von Axel Schmidt, Vorsitzender des BHE-Fachausschuss Zutritt, und Werner Störmer, stellvertretender Vorsitzender des BHE-Fachausschuss Zutritt, wissen.
Herr Schmidt, spüren Sie im Mitgliederkreis des BHE bedingt durch das Gesetz eine steigende Nachfrage nach elektronischen Zeiterfassungen?
Axel Schmidt: Die Erfassung der Arbeitszeit ist eigentlich kein neues Thema. Seit Jahrzehnten sind die Zeiten im Arbeitsgesetz geregelt. Deshalb hat sich bei der Nachfrage auch wenig geändert. Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern setzen fast durchgängig bereits Zeiterfassung ein. Bei diesen geht es eher um die Aktualisierung der Hard- und Software oder gegebenenfalls auch um eine Erweiterung, zum Beispiel für Mitarbeiter, die bisher nicht an der Zeiterfassung teilgenommen haben. Bei den kleineren Betrieben geht es vereinzelt um sehr einfache Zeiterfassung, um die händisch erstellte Zettelwirtschaft durch digitale Unterstützung zu ersetzen.
Herr Störmer, welche Lösungen werden verstärkt nachgefragt – sind es eher die reinen webbasierten Lösungen oder Kombinationen aus elektronischer Zutrittskontrollen plus Zeiterfassung?
Werner Störmer: Viele bisher am Markt eingesetzte Systeme erfüllen nicht mehr die heutigen Anforderungen bezüglich Sicherheit, Datenschutz, aktuellen Normen, Verordnungen, zum Beispiel DSGVO, und Richtlinien. Dies erfordert meist die Erneuerung oder den Austausch der Systemkomponenten. Abhängig vom Anbieter und dem Kundentyp - Branche, Größe, Einsatzgebiet der Mitarbeiter usw. - gibt es eine Vielfalt von Lösungen. Kleinere Unternehmen, Kleinst- und Handwerksbetriebe interessieren sich meist eher für einfache und schnell umzusetzende Lösung. Das heißt, hier kommen bevorzugt mobile Lösungen wie webbasierte Systeme, App-Anwendungen oder mobil einzusetzende Terminals in Frage. Größere Unternehmen sehen oft vielmehr die stationären Systeme und die digitale Vernetzung der verschiedenen Gewerke eines Gebäudes im Vordergrund und präferieren zum Beispiel eine Gesamtlösung von Zeiterfassung und zum Beispiel Zutrittskontrolle.