Die letzten Fensterdichtungen sind verbraucht, oder niemand hat vermerkt, dass ausgerechnet die Beschläge zur Neige gegangen sind, die nun benötigt werden. Verbrauchs- und Mengenwaren im Lager von Unternehmen sind oft schwer zu verwalten, da viele Mitarbeiter direkt darauf Zugriff haben. Manuell, zum Beispiel per Excel-Tabelle, ist es daher kaum möglich, den Überblick über die unzähligen Artikel zu bewahren. Eine Lagerverwaltung-Software kann hier Abhilfe schaffen.

Wenn Mitarbeiter Waren aus den Regalen nehmen und dies nicht korrekt in einem zentralen System vermerken, kann das zu einem ziemlichen Chaos führen. Artikel fehlen meist genau dann, wenn sie jemand dringend braucht. Doch wie lässt sich dieses Problem im hektischen Alltag und bei verschiedensten Mitarbeitern lösen? Die Antwort ist eine digitale Lagerverwaltung. Per Barcode-Scanner kann jeder Kollege ganz einfach die entnommene Materialmenge „auschecken“, sodass der Lagerstand jederzeit aktuell ist. Auch vom Büro aus oder von unterwegs können berechtigte Mitarbeiter die wichtigen Informationen am Desktop, Tablet oder Smartphone einsehen und haben die vorhandenen Mengen stets im Blick.

Materialien und Lagerstände im Blick

Damit Koordinatoren und Lagerverwalter es einfach haben, kann solche eine Lagerverwaltung-Software, wie beispielsweise die der Timly Software AG, auch Alarm schlagen, bevor die Materialien verbraucht sind. Wird ein bestimmter, vorher festgelegter Mindestbestand unterschritten, so erinnert die Software automatisch den zuständigen Mitarbeiter an die nötige Nachbestellung. Auf diese Weise können Nachbestellungen rechtzeitig getätigt werden und niemand steht mehr vor leeren Regalen.

Auch Disposition und Ressourcen-Planung (Enterprise Resource Planning) fallen mit einer digitalen Lagerverwaltung leicht. Ein- und Ausgänge von Waren, Stückzahlen und Lagerorte werden erfasst und automatisch laufend aktuell gehalten. Die Nachbestellungen sind auch historisch nachvollziehbar dokumentiert und alle Informationen können für praktische Reportings exportiert werden.

Dadurch ist es möglich, genauer zu analysieren, welche Verbrauchs- und Massenartikel in Zukunft weniger eingekauft werden können und welche Lagerplätze unnötig belegt sind. In Zeiten von Ressourcenknappheit und teuren Lagerflächen kann eine elektronische Lagerverwaltung also effektiv Prozesse und Planung optimieren.

Auch der lagernde Materialwert kann von Mitarbeitern mit entsprechender Zugriffsberechtigung ermittelt werden. Dieser kann dann intern zum Beispiel an die Finanzabteilung übermittelt werden. Zur Lagerverwaltung Software zu nutzen, ein Warehouse Management System, ist also auch im Sinne der Transparenz, Kosteneffizienz und Nachhaltigkeit eine gute Idee.

Lagerverwaltung mobil von überall

Entscheidet man sich für eine Lagerverwaltung-Software, dann ist es wichtig, dass diese möglichst einfach ins Unternehmen eingeführt und im Alltag verwendet werden kann. Oft müssten extra Barcode-Scanner angeschafft werden, deren Verwendung die Mitarbeiter oft nur schwer annehmen. Besser eignet sich daher eine Software, die ohne weitere Geräte auskommt, weil sie als Cloud-basierte App von jedem Desktop, Tablet oder Smartphone aufgerufen werden kann.

Solch ein System, wie die digitale Inventar-Verwaltung von Timly, hat auch den Vorteil, dass die Daten immer aktuell synchronisiert werden. So sollen Mitarbeiter von jedem Standort aus unproblematisch auf die hinterlegten Daten zugreifen und sie bei Bedarf aktualisieren können. Mithilfe des integrierten QR-Code-Scanners geschehe dies intuitiv und werde deshalb von den Mitarbeitern meist schnell angenommen und umgesetzt.

Für eine einfache Integration in bestehende Unternehmensprozesse ist es ebenso notwendig, dass eine digitale Lagerverwaltung auch die nötigen Schnittstellen zu weiterer Unternehmenssoftware aufweist. Eine hochwertige Inventar- und Lagerverwaltungssoftware kann also zum Beispiel an Enterprisesoftware wie Buchhaltungsprogramme andocken beziehungsweise ermöglicht einen Datenaustausch.

Berechtigungen und Datenschutz

Damit nur diejenigen Zugriff auf die Informationen haben, die sie auch wirklich benötigen, gibt es bei solch einer Software oft ausgeklügeltes Nutzerrollen- und Berechtigungskonzept. So kann im System hinterlegt werden, wer berechtigt ist, bestimmte Informationen einzusehen oder zu ändern.

Da alle Daten in einer gesicherten Cloud hinterlegt sind, ist bei einer seriösen Software auch der Datenschutz DSGVO-konform gewährleistet.

Gerade in der Baubranche werden immer öfter digitale Lösungen zur Inventar- und Werkzeugverwaltung verwendet. Firmen wie das deutschlandweit tätige Unternehmen Diringer & Scheidel, das Bauunternehmen Aumann in Hessen oder die Lang Bauunternehmung in Rheinland-Pfalz haben ihr Inventar bereits gemeinsam mit der Timly Software digitalisiert. Die Inventar-App kann in Unternehmen aller Größen und in verschiedensten Branchen eingesetzt werden.

Auch als Lagerverwaltung-Software für Bauelemente, Beschläge oder Artikel für die Sicherheitstechnik lässt sich die Software natürlich effektiv verwenden. Praktisch ist das Einrichten von automatischen Benachrichtigungen, um Materialverbrauch, Lagerbestände und die Unterschreitung von Mindestbeständen im Blick zu behalten. Damit ist der Lagerstand immer up-to-date.

Egal welche Branche, eines findet sich in jedem Lager: Leitern. Sie sind Alltagsgegenstände, die tagtäglich in Gebrauch sind und daher auch vermehrt von Verschleiß betroffen sind. Laut der DGUV-Vorschrift müssen Leitern und Tritte daher regelmäßig und verlässlich geprüft werden. Bei einem großen Lager oder mehreren Standorten, kann das manuell eine schier unmögliche Aufgabe sein. Daher ist auch hier eine digitale Lösung von Vorteil.

Mit einem digitalen Wartungsplaner, der bei der Timly-Software kombiniert mit der Lagerverwaltung ist, lässt sich dies sehr unkompliziert bewerkstelligen. So erinnert die Software automatisch an anstehende Prüfungen und Wartungstermine. Prüfdokumente und Zertifikate können historisch nachvollziehbar als Dokument hinterlegt werden.

Digitale Personalakte: Know-How im Blick

Wer die Wartungen von Leitern, aber auch Geräten, Maschinen oder Fahrzeugen durchführen darf, lässt sich in einer Digitalen Personalakte hinterlegen. Oft dürfen gültige Prüfungen nur Personen durchführen, die eine entsprechende Befähigung haben.  Ob Mitarbeiter oder externer Dienstleister – auch hier behält man laut Software-Anbieter mit einer digitalen Lösung den Durchblick. An bevorstehende Schulungen und den Ablauf von Zertifikaten erinnert die Software automatisiert. So sei der Stapler-Führerschein jederzeit gültig, wenn wieder einmal eine neue Ladung Bauelemente im Lager transportiert werden müsse.

Von beschriebener Software können sich Interessierte online eine kostenlose Demo ansehen, oder selbst einen Test-Account eröffnen, um sich ein Bild von der Nutzerfreundlichkeit und den Möglichkeiten zu machen.